(영상 인트로 : 엑셀 예제 만드는 영상)
안녕하세요 만랩입니다.
이번 시간에는 엑셀 실무에서
인턴직원들이 가장 많이 경험하는 실수 세가지와
그 실수를 예방하기 위한 세가지 단축키의 활용 방법에 대해 알아보겠습니다.
그럼 영상 시작 전 구독과 좋아요 꼭 부탁드리겠습니다.
(영상 시스널 : 만랩인턴 간단한 시그널)
(영상 메인 : 예시 화면)
지금부터 제가 경험했던 인턴직원들의 실수들을 예로 들면서
간단히 영상을 진행 할 텐데요,
인턴이나 신입직원들은 거의 한번씩 거쳐갔던 일들이고,
선임급 직원들에게도 가끔 벌어지는 실수들인 만큼
이번 영상을 시청하시는 동안 집중하셔서
실수 없이 엑셀업무를 완성하시길 바라겠습니다.
그럼 시작하겠습니다.
(영상 : 블랙에 타이틀_덮어쓰기로 원본파일 날려먹기_해결방법 #F12 #다른이름으로저장)
엑셀로 제작된 관리문서 중, 매일 관리하는 일일 업무 보고서나
하루에도 몇번씩 업데이트 되어야 하는 매출관련 문서나 입출고 관련 문서의 경우
지난 마지막 데이터를 불러와서 새로운 데이터 작업을 하기 마련인데요,
새로 작업한 데이터를 저장하는 과정에서
원본 데이터를 덮어버리는 실수가 가장 자주 발생하곤 합니다.
개인이 관린하는 업무보고 같은 경우는 본인의 업무스토리가 끊기는 것에서
끝날 수 도 있지만
매출이나 입출고 내역과 같이 회사 재산을 관리하기 위한 엑셀파일을
덮어쓰는 실수를 한다면 죄송하다는 말 한마디로 끝나기 힘든경우가 생기기도 합니다.
그래서 저는 엑셀에 대해 후배직원들을 교육할 때
엑셀 파일을 여는것과 동시에 F12 버튼을 누르는 것 만큼은 강하게 어필하는 편 입니다.
F12 버튼은 ‘다른이름으로 저장하기’ 기능의 단축키인데요,
(영상 : F12 활성화)
작업을 시작하기 전 파일을 별도로 저장하고 지난 데이터의 백업을
진행하기 위한 절차라고 생각하시면 좋을 것 같습니다.
(영상 : 예시 재연)
화면을 보시는 것 처럼 F12 버튼을 누르시면
‘다른이름으로 저장하기’ 창이 열리는데
여기서 원본파일 이름 뒤에, 작업하는 날짜를 적어주는것을
엑셀업무의 기본 습관으로 들여놓으신다면
덮어쓰기로 인해 원본 데이터를 날려먹는 불상사는 일어나지 않을꺼라
장담합니다.
(영상 : 블랙에 타이틀_저장도 못하고 작업내용 날려먹기_#중간저장 #Ctrl + S)
PC를 활용해서 작업을 하시다보면 생각지도 못한 봉변을 당하기도 하는데요
예를 들어 작업중에 프로그램이 강제종료된다던가,
블루스크린이 뜬다던가, 최악의 경우에는 PC자체가 전원이 나가버리는 경우가
발생하기도 합니다.
이런 돌발상황들이 발생했을 때 다시 엑셀 프로그램을 열어보면
직전까지 진행했던 모든 작업내용이 사라져 버리는 경험을 하는 동시에
다시 처음부터 작업을 시작해야 하는 고통도 따라오기 마련입니다.
이런 경우를 예방하기 위해 엑셀 작업 중간 중간마다
Ctrl + S 저장하기 단축키를 습관적으로 눌러 주셔야 안전한 작업 환경을 만들 수 있는데요,
가끔 ‘자동복구기능’ 을 믿고 중간저장을 등안 시 하는 신입사원들이 계시는데
자동복구 기능은 작업자 본인이 원하는 위치에서 중간저장을 해주지 않을 뿐더러
100% 복구가 된다는 보장이 없기때문에 ctrl +s 를 습관적으로 눌러
중간저장을 하시는걸 추천드립니다.
(영상 : 화면 내 마우스 커서 집중 빙글 뱅글)
화면에 마우스 커서를 보시면 깜빡이는 액션을 보실 수 있는데
이 장면이 제가 중간 저장을 누르는 순간 반응하는 커서의 액션입니다.
어려운 일이 아니니 모든 분들이 엑셀 작업의 기본 소양으로 받아드려주셨으면 좋겠습니다.
(영상 : 블랙에 타이틀_데이터 하나 찾는데 하루종일 헤매기_해결방법 #Ctrl + F #찾기_바꾸기)
가끔 업무가 밀려있을 때 급하게 특정데이터를 찾아 정리해야 하는 상황이 발생하죠,
이때는 대부분 인턴이나 신입분들에게 업무를 토스해 놓고 급한 업무를
먼저 진행하는 경우를 주임급 이상 선임직원들은 많이 경험하고 계실껀데요,
엑셀에 익숙하지 못한 후배직원들은
몇천개에서 몇만개가 되는 자료를 일일이 뒤져가며 특정 데이터를 찾거나
답답한 마음에 인터넷을 뒤져가며 함수를 찾아 헤매이면서
한두시간은 거뜬히 잡아먹는 실수를 하곤 합니다.
덕분에 선배직원은 급한 일을 마무리 함과 동시에
토스했던 업무도 다시 가져와서 본인이 두번 일해야하는
비 효율적인 상황이 벌어지고 마는게 대부분 입니다.
이런 경우에는 저같은 경우도 후배에게 질책을 하거나 화를 내지 못하는 이유가
정말 몰라서 못하는 경우가 대다수이다 보니
잘 알려주지 못한 저의 책임도 있다고 생각해왔기 떄문입니다.
이런 문제를 해결하기 위한 가장 간단한 단축키는
Ctrl + F로 찾기, 바꾸기 기능인데요
(영상 : 찾기 바꾸기 실행)
특정 단어를 검색해 해당 셀로 이동함과 동시에,
특정 단어를 다른 단어로 한꺼번에 수정할 수 있는 핵 꿀 기능입니다.
예를 들어 화면에서 보시는 것 처럼
찾는 단어에 ‘카드깡’을 입력하고 다음 찾기를 눌러주면
가장 상단 셀에 위치한 ‘새우깡’이라는 단어로 셀이동을 하시는 걸
확인하실 수 있으시구요,
찾기 탭 옆에 바꾸기 탭으로 이동하신 후
바꿀 단어에 ‘새우깡’ 이라고 입력 후 모두 바꾸기를 누르시면
몇개의 셀이 수정되었는지 표시가 되는 모습을 확인 하실 수 있습니다.
업무를 받는 직원이 조금만 아주 조금만이라도 엑셀에 대한 지식이 쌓이고 나면
필터를 이용한 검색 작업을 진행 할 수도 있겠지만,
선임자들은 후배가 당연히 방법을 알 것이라는 믿음을 버리시고
조금이라도 의심이 된다면 Ctrl + F 를 활용하라는
단 한마디 조언으로 두번 일해야 하는 리스크를 줄이시길 바랍니다.
(영상 : 그대로 영상)
지금까지 인턴직원들이 가장 많이 경험하는 실수 세가지와
그 실수를 예방하기 위한 세가지 단축키의 활용 방법에 대해 봤는데요
시청하신 내용 유익하셨다면 실무에서 꼭 효율적으로 적용하시길 바라며.
다음 영상에서는
엑셀 업무에 반드시 필요한 엑셀용어 몇가지에 대해서 알려드리겠습니다.
돌아가시는 길에 구독과 좋아요 꼭 부탁드립니다.
감사합니다.
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